Les CAP sont tenues de se réunir au moins deux fois par an. Elles sont convoqués par les bureaux de gestion qui établissent un ordre du jour et assure le secrétariat.

Les séances ne sont pas publiques.

Les membres de la CAP qui remplissent les conditions our être inscrits à un tableau d'avancement ou sur une liste d'aptitude prévu à l'ordre du jour ne peuvent siéger.

La CAP ne peut se réunir que si la moitié au moins des membres de la commission est présente (règle du quorum). Si le quorum n'est pas établi, la CAP est de nouveau reconvoquée sous huit jours dans sa forme initiale (le quorum n'est pas alors obligatoire).

Comme pour les CTP, l'absence du président de la CAP (le maire ou de son représentant) rend les délibérations de la CAP sans valeur.

Suivant le dossier inscrit à l'ordre du jour, la formation de la CAP est plénière ou restreinte.